搞定千人大会，为你揭秘这些宝贵经验
鱼腩  /   2019-11-24
全国自然教育论坛，这样办会议



如果你要举办一场超过1000人的会议，从哪里入手？


前不久，灵析参加了一场上千人的行业盛会，没错，就是「中国自然教育大会 第六届全国自然教育论坛」。


但凡参加过大规模盛会的小伙伴应该都知道，一不小心，大会就会变成「庙会」——雷太多、坑太深。


今天为大家分享的就是「行业大会避雷指南」：举办一场千人大会，到底都有哪些必须考虑的因素。希望借此可以给大家提供一些借鉴（万一哪天你家的活动也超过1000人呢）。


全国自然教育网络从全国自然教育论坛发展而来，由活跃在全国自然教育一线的机构和个人志愿性发起和筹办。自2014 年起，全国自然教育论坛已成功举办了六届，通过在不同城市举办年度行业论坛来带动各地自然教育发展，目前已成为国内最具影响力、规模最大的自然教育行业发展论坛。


今年，中国自然教育大会 第六届全国自然教育论坛有很多「之最」：第一次官民同办、第一次走进大学校园、参会人次创历史新高……


和前五届相比，今年的活动形式也更加丰富多彩：研讨会、自然教育展、青年 XIN 声等多种新颖的活动形式。


这些改变都给主办方带来了很大挑战，今天我们请到了这次论坛的负责人金辰，来为我们揭秘千人大会的「血泪经验」。




 问题1 
嘉宾类型多样，活动环节复杂，
人工核对的工作量很大


今年的论坛除了林业系统、高校和全国自然教育网络的专属报名渠道外，拿到合作方赠票的小伙伴也都能参会。相比去年600人参会，今年的参会人数整整翻了一倍！


活动环节丰富多彩，每个嘉宾可以自行选择参与自己感兴趣的环节，这本来是好事，但是也带来一个问题：有的嘉宾可能会重复报名，另外，不同嘉宾的住宿、交通和餐饮要求都不尽相同。


这都导致人工核对信息的工作量变得很大。


解决方案


采用跳题的方式，可以统一报名入口。报名时，用户可以直接选择自己的参会身份，勾选想要参加的活动环节，报名信息就能汇总到一个表单，避免了反复核对的困扰。




 问题2 
签到提示不到位，报名流程难顺畅


因为要使用灵析扫码验票系统，所以需要先将用户的报名信息导入新版活动，并且生成活动电子票，通过邮件和短信发送给嘉宾。


由于嘉宾是报名后收到邮件/短信二维码的，所以部分嘉宾不太了解电子票的用途，现场展示了参会通知；还有的嘉宾因为邮件/短信被拦截，没有收到电子票。


解决方案


如果直接使用新版的活动功能，完全可以避免上述问题。


报名完成后，系统可以直接生成专属电子票，用户保存在手机里，现场出示即可签到。



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嘉宾出示电子票
主办方扫码完成签到


灵析专业版用户还可以开通优惠码功能，为合作机构发放相应的优惠码，持优惠码的小伙伴就可以在同一个活动里以不同的票价完成报名，完全不用人工审核嘉宾来源、资格和数量额度或者手工导入。



 问题3 
如何设定嘉宾投票权力，防止刷票


本次论坛上，还有一些需要「投票」的活动，如何才能保证投票公平公正，避免刷票行为？比如青年 XIN 声活动，就限制了只有参会名单里的人才可以参加。


解决方案


在设置投票表单时，开启「根据姓名检索联系人」的功能，只有系统中已报名的联系人，才能检索到自己的姓名，提交投票内容。这样，就可以实现参会人才能投票的效果啦。



 问题4 
签到流程复杂，如何加快签到速度


如前所述，参会人数多，活动环节复杂，给大会签到志愿者带来不小的压力。


主办方设置了多个签到处，由大学生志愿者来负责签到环节，尽管很早就开始招募和培训志愿者，但由于签到压力巨大，志愿者们还是遇到不小的阻力：现场引导不到位，话术不熟练，打印机使用不流畅等，都可能造成不好的签到体验。


解决方案


就这次论坛而言，有这几点是值得大家借鉴参考的：首先是机器的调试，提前在电脑上安装驱动，并实际打印胸卡，可以避免现场机器故障造成的排队现象。


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验票签到后
为嘉宾打印的胸卡


其次，签到话术的准备和熟悉，对提升参会体验非常有用，最好提前进行实战演练，通过集体培训，熟悉嘉宾入场高峰时段可能遇到的嘉宾问题。


最后，签到现场的布置也很重要，直接关系到签到效率。比如，提前放置标牌，提醒嘉宾拿出手机，出示电子票；通过设置隔离带引导排队，有序签到；标注显眼的箭头提示，让嘉宾找到指定位置、完成签到、领取物料等。



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志愿者正在为嘉宾签到



 问题5 
会场大、活动多，
如何应对嘉宾疑问，快速指引


本次大会在中国地质大学（武汉）校内举行，场地很大，同时开展的活动又相当多。除了设置醒目的指引牌，如何让参与者随时都能了解大会议程，准确找到位置，不错过精彩的活动内容呢？


解决方案


论坛主办方用灵析微网页制作了大会指南，既方便又环保。在活动开始前就通过公众号推文发布，并添加到了公众号菜单栏里。


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将参会指南添加到公众号菜单栏


参会者完成现场签到后，可以领到一张特别的「嘉宾身份卡」，既是出入会场的凭证，也兼具饭卡的作用，可在校内就餐。


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饭卡兼大会胸卡


卡牌上的二维码，是本次自然教育周的微网页，方便大家随时扫码查看论坛议程、会场安排。


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中国自然教育周微网页


非常推荐大家在年会、行业论坛和晚宴中使用电子指南。


在微网页模版中可以找到年会指南模版，当然你可以不限于 9 宫格，可以根据实际情况调整。同时，如果习惯了秀米编辑器，还可以在网页编辑器中，直接用秀米插件来制作指南。



问题6 
大型会议论坛，如何输出有质量的干货内容


大型会议或论坛，集合了行业顶尖专家、活跃团队和一线力量，如果能通过大会输出有价值的观点、报告和方法论，对所有参与者和行业发展都是非常有意义的。


全国自然教育论坛每年都有丰富的干货产出和经验总结，他们是怎么做的呢？


解决方案


行业发展研究方面，今年是全国自然教育网络开展行业调研的第四个年头。主办方从大会启动就通过邮件、公众号等渠道发放调研问卷，数百位行业伙伴参与反馈和访谈。


调研数据会交给专门的团队分析，并生成《中国自然教育行业调查报告》，报告不仅展示了自然教育的蓬勃发展，也指出了行业发展的挑战。


论坛经验总结方面，作为每年举办的行业盛会，当然需要不断发展进步，活动反馈就能直接体现活动成效，并收集改进建议。自然教育论坛在公众号发布了「参会调查」，也会直接发送邮件短信，邀请参会者填写。


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论坛结束后，发布在公众号上的参会反馈问卷


什么演讲和分论坛最受欢迎？期望下次有哪些改进？这些问题的答案给大会复盘总结和来年组织实施，都提供了很棒的参考。


如果可以提示大家填写反馈，领取大会资料包、PPT、精彩合照等，能够吸引不少小伙伴主动提交反馈。



办一场千人大会不轻松，保障现场有秩序，会后有输出，更是难能可贵。今天的宝贵经验，你学到了吗？

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