如何整理一个混乱的捐赠人数据库？！

对于公益机构，尤其是公益机构中的筹资官来说，一个清晰、有序、“有料”的捐赠人数据库对开展募捐工作是至关重要的。

有人说，我家数据库挺清楚的，还是用软件管理的呢！对此，我想说，关键在于“有料”，给你举个例子吧：

某家基金会的捐赠人信息是这样的：张三，男，......，捐赠额：5000元。孰不知，这个5000元是张三最近10年来的累计捐款，具体是捐了五次、十次、五十次却没有记录，这样的信息让筹资官分析起这个人的捐款模式变得毫无头绪。

很多家机构往往就是用一张EXCEL大表把一堆缺失关键信息的、从格式到内容都没有侧重点的捐赠人条目简单地进行堆叠。

像这样混乱无章的捐赠人数据库在公益机构中是普遍存在的，但由此带来的代价对于机构来讲是非常“昂贵”的，它直接让机构的筹款努力大打折扣。

在大多数情况下，造成一个混乱的数据库的原因就是筹款人员(很可能是志愿者)杂乱无章地录入捐赠人信息，他们在录入的时候并不了解日后应该怎么利用这些数据延续工作。当然也没法因此就责怪这些录入者，因为招募这些筹款人员的公益机构本身就没有一份经过充分讨论、书面形式确定的录入规则。

好了，重点来了，（公益时报）小编整理了国外公益机构负责人对此的实战经验，往下看：

1 想想怎么提取数据。

既然要录入这些信息，那么迟早有一天就要提取这些信息中的关键部分。所以为了提取方便，我们在录入的时候就要时刻考虑如何制造方便。

比如说，我们会很想当然地把捐赠人的通讯地址放在一个单元格中，但其实我们很多时候会按捐赠人的所在的城市，甚至同一个城市中的不同区域来选取潜在捐赠人。所以，不妨多分几个单元格，至少把市、区这两项目分别录入。要知道，许多大型的公益机构可是把名和姓都分开录入的，优点何在?相信聪明的你应该懂的。

此外，有一点很重要，要给每个捐赠人分配一个唯一的代码，一般为数字。当你的数据库变得庞大的时候，这个按顺序分配的数字会为你将来的工作提供很大的便捷。

灵析小助手：如果使用灵析时需要按照不同区域区分捐款人，可以在“联系人分类管理”中，给“捐赠人”分类增加“自定义扩展字段”。

2 看看提取出来的数据是什么样的。

由于录入者有可能不是最终数据的使用者，甚至有可能是机构外部的合作方，所以，同一类数据的命名如果存在歧义，会给最终的数据使用者带来很大困扰。同样，命名没问题，但具体内容的录入也很有可能依照了录入者的工作习惯。

所以，面对你的手头数据库，无论是你认为已经井然有序的、还是目前仍让你头疼的，你都应该经常对整个数据库进行搜索，看看是否存在类似的问题。

美国某家小型公益机构数据库导出的数据，有了第二列中的解释，前一列筹款活动代码的意义一目了然

灵析小助手：使用灵析进行联系人及筹款管理时，也要注意对“收款表单”进行有效命名哦~

3 先把大额捐赠人整理出来。

如果你面对的数据库过于庞大，不妨按捐赠额的高低为先后顺序进行整理，把有些从没捐赠过的潜在捐赠人信息直接剔除出去也未尝不可。

这样做的好处是，对你所在机构贡献最大的捐赠人信息被首先整理出来，无疑他们的价值是最大的。如果通过这样的整理能够清楚地了解他们过去的捐赠模式，今后你的机构采取何种方式与这些人保持沟通，相信你也能心里有谱了。

灵析小助手：这个简单，在“支付记录”中，按金额排序就好啦。

4 采用一致的标注。

这是什么意思呢？比如，相信做过筹资的人都明白，在一个捐赠人的条目里划上个标注、表示"已拜访"意味着什么。这是定期对捐赠人进行回访的标记－－可以是一个"√"，也可以是任何的一个字符。

但如果你发现数据库里的这项标注符号不一致，这有可能只是换了不同的录入者，但也极有可能说明你的机构在过去对捐赠人的定期回访出现了中断。

如果你刚刚接手一家机构的筹资岗位，你应该把数据库里所有标注性的字符都一一列出来，和机构中涉及录入、使用数据库的人员共同确定未来字符的统一格式和它们的定义，并在机构内严肃声明录入格式统一的重要性。

使用统一的标示符号，并为符号定义

灵析小助手：可以对已拜访的捐款人增加标签。

5 谨慎考虑是否彻底改造数据库。

有些看官读到这里，再想想自己手上那张"大表"，想必已经挠头不止了。也许大多数人觉得这样一项项改动下来，还不如按自己的想法，重新对数据库进行统一、彻底的改造，反倒节省时间。但在你决定这样做之前，还请注意一些"后果"，因为重新制定一个数据库在规避了先前问题的同时，也会带来新的未察觉的问题。而且，对于大额捐赠人，恐怕统一的格式不太适合他们，最好还是以更个性化的方式记录他们的信息。

还记得文章开头说过有的基金会只记录了捐赠人多年来的捐赠总额吧？这个情况很有可能就是该基金会某任筹资官认为之前的数据库数据陈旧，所以把捐赠人之前数次的捐赠额进行了相加，然后删去了略显陈旧和凌乱的分次数据。

也许过于久远的数据对未来筹资工作的意义不大，但比如说，某家机构要庆祝成立20周年，需要向过去的捐赠人提供一份精美的、内容详细的个人化报告，如果这份报告能够以年份甚至月份来整理该捐赠人多年内的捐赠历史，那么，这封报告带给这名捐赠人的感受将是相当深刻的。

NEON是一款很受非营利组织欢迎的捐赠人数据库管理软件（厚皮地说，灵析也是）

灵析小助手：在联系人详情页，有捐款的详细历史记录；在“支付记录”中，也可以通过姓名、金额、时间等方式筛选查看相关信息。

6 找什么样的帮手。

整理数据库工作量庞大，实在干不过来的情况下能不能找实习生或志愿者来参与呢？可以，但是一定要规定好他们的权限，防止他们误删某个重要的数据。

小编是从全面质量管理专业毕业的，从质量控制的角度来说，应该让实习生或志愿者每次专注这其中的某一项工作，而且每次仅此一项。在整理过程中，还应该频繁地让他们汇报整理工作的进展。

另外，非常重要的一点，要招募对数据整理真正感兴趣的人来做这项工作！有这样的人愿意沉浸入于茫茫的表格和数据当中吗？还真有！因为小编就是......若一个人长时间从事这样繁琐的整理工作，他/她很有可能会因无趣而对这项工作的重要性感到质疑，但如果这个人对整理工作感兴趣，他/她会从个人情感上对这项工作进行投入。

灵析小助手：收款表单和捐赠数据导入，几乎是自动的！如果有一些零散的信息需要整理，可以通过表单向志愿者收集，也可以通过excel导入。志愿者负责整理excel,由专职工作人员导入，就可以避免操作中的啦。

7 统一数据存储位置。

对于每周都有活动的大型公益机构来说，使用筹款人数据库的次数是相当频繁的，需要使用数据的部门也不仅仅是筹资部门。在这样的大型机构中，把机构关于捐赠人以及客户的信息存储在固定的同一位置尤为重要，有时重要性更超出了筹款本身。

其实，机构获取到的任何与捐赠人和客户的信息，都可汇入这个数据库。对于大型机构来讲，这样一个对全机构共享并且方便读取的数据库，在针对筹款工作之外，另一个重要作用是之于机构团队本身的。大型机构的任何一个小项目的发起，都可以从这个数据库中找到有关数据做支撑。

灵析小助手：联系人/捐赠数据共享很重要！灵析支持多账户分权限管理，没有发现这个功能的亲们可以在“账户管理”中探索一下。不同版本支持的账户数量不同哦。

8 数据库权限分级。

虽然数据库应该向整个机构开放，但应该根据机构中不同岗位设置不同的浏览和管理权限。显然，有管理权限的应该占极少数，修改和录入权限一定要严格分配。

灵析小助手：使用灵析时，可以在“账户管理”中设置“全局部门/普通部门”，全局部门可以看到所有联系人信息，而普通部门只能看到部门内的联系人信息，两者之间可以通过“收藏夹”进行联系人共享；另外在“账户管理”中，还可以对部门内每个联系人进行管理权限设置。

9 何时整理数据。

像以上几点的整理工作，是应该经常进行的，但如此细致的工作，即使一年做一回也是需要投入大量时间和精力的。所以，更得当的方法是，提前对整理工作做好计划，把整理工作与机构的重要事件结合起来。

比如，如果机构要在近期做一次集体电话回访、并同时进行劝捐，那么就把对电话号码和捐赠人称呼（性别、社会头衔）的整理工作放在这次活动之前，这样的整理工作便立刻能够得到收效。

灵析小助手：通过表单收款或是API同步官网数据，可以节省大量人力，只要在使用数据前对需要的数据进行筛选就可以啦。

10 记录一切。

养成记录一切的习惯，这能让后来继任者和整个机构受益非凡。

如果没有得到或丢失了某项数据，在当下记录下数据丢失的原因，这项工作对后来的筹资人员将大有裨益。另外，后来者也许不了解你的工作习惯，那么，当你录入某类数据时，不妨简单写一份工作日志，说明你的工作方法、录入模式，并把它归档。这几分钟的笔头工作可能对机构未来5至10年的筹资工作都有所帮助。

事无巨细，捐赠经常源于对潜在捐赠人的细节挖掘。

灵析小助手：信息化后，不仅能帮助机构节省人力，也能记录下更精确的时间，提供更便捷的方法，全面提升工作效率。

希望以上十条能够帮助你理清你手头的乱麻，而对于那些已经决心要更换机构数据库软件的看官，请继续关注公益时报的公众号，等小编再去取取经，回头告诉你怎么挑选捐赠人数据库，敬请期待！

来源：公益时报公众号（gongyishibao） 作者：高文兴