马云公益基金会
马云公益基金会由马云先生于2014年12月15日发起并捐赠成立，在教育、医疗环保、企业家精神和女性领导力等多个领域开展公益实践。十年来，基金会发起的的公益项目，始于问题，成于行动，意在唤醒，高效、透明、以结果为导向，以创新行动促成改变，唤醒全社会对公益的关注和投入，倾心探索“唤醒意识、人人参与”的新公益，打造可托付、可参与、可持续的公益组织。
面临挑战
挑战一
面对大量的个人申报者，项目的申报、初筛、评审、审核、公示等环节依托双方线下沟通，耗时较长，且沟通记录不易留痕。
挑战二
项目人员工作平台不统一，对申报者信息管理零散，系统之间缺乏有效整合，无法统一把控项目流程，不利支持项目活动效果评估与项目传播。
挑战三
长期项目，项目周期长、数据量大、数据分散在不同平台，数据无法衔接，形成数据孤岛；且项目在不断升级，规则的变化，导致数据的跨年校验很难实现。
解决方案
解决方案一
搭建线上的申报平台，申报方从个人申报或推荐他人，到项目的初筛、评审、到公示全流程线上操作，各环节的反馈即时同步，申报者可按要求修改申报内容，节省反复沟通、邮寄时间。
解决方案二
搭建项目管理后台，实现从申报到公示的全流程线上管理，各利益相关方统一在管理后台分权限操作，项目官员可以统筹各个项目，有效的监管活动流程、项目团队和教师个人的信息。
解决方案三
通过统一的一体化系统以及与三方系统的对接，建立以申报方、项目为主的数据库，自动沉淀各环节的业务数据，所有操作痕迹有据可依，并实现跨年校验、不同项目不同地区之间交叉统计，为构建基金会项目数据库做基础。
教育 让每个孩子成为最好的自己
马云公益基金会创立十年，一直专注于乡村教育，和大家一起学习、思考，接下来继续一起努力，让乡村教育越来越好。乡村教育计划是由马云公益基金会（简称“基金会”）于2015年发起的教育类资助项目，围绕人（乡村校长、乡村教师和乡村师范生，统称乡村教育人才）和学校（乡村寄宿制学校）两个元素，规划和实施一系列核心计划，包括乡村教师计划、乡村校长计划、乡村师范生计划、乡村寄宿制学校计划等，愿景是让每个乡村孩子成为最好的自己。截止到2023年12月，基金会共支持了分布在全国120位乡村校长、901位乡村老师、800位乡村师范生、帮助改善提升了63所乡村寄宿制学校，影响乡村教师和学生超百万人。
从2017年开始，灵析开始参与基金会乡村教育计划的申报系统建设，并伴随基金会业务的升级持续进行迭代优化，至今系统已稳定运营6年。面对不同的项目类型、每年庞大的申报者、复杂长期的评选流程、以及众多利益相关方的操作诉求。实现了申报方的操作便捷性、项目管理方的统筹管理、各利益相关方的协作参与、以及项目 成果数据的统计及公示。
图片来自：浙江马云公益基金会项目总监李哲在CDR发起资助项目策略研讨系列活动中的分享
从线下到线上，是工作模式的改变，也是项目升级的必然结果
从线下到线上，申报更简单，沟通效率更高
灵析协助基金会搭建资助项目系统始于2017年，彼时，乡村教师项目已运行2年。申报者通过传统的电子文档方式邮件或其他在线沟通方式进行项目申报，弊端逐渐显现，如资料收集困难、资料不完整、资料分散、反复确认和沟通、归档和统计麻烦等，极大影响了工作效率。
通过搭建线上的申报平台，申报工作变得更加简单。在项目开放期，系统会统一公示项目申报流程、相关要求等，申报者按照申报要求进行信息的提报，各类信息通过字段化的方式在管理后台进行归档，为后续的数据加工和统计提供了基础。
同时，对于申报方和管理方而言，申报进度，审核反馈都是同步更新的，整个流程公开透明，双方之间的沟通更加高效和便捷。申报方只需针对提报信息进行修改即可，修改痕迹一目了然，为后续的评审工作降低难度。
系统自动衔接各环节阶段，对项目整体情况轻松统筹管理
搭建项目管理后台，帮助机构实现了项目的全流程线上管理，乡村教育计划在申报期分为：在线申报、能力评测、初评评选、材料补充、现场终审、走访考察、入选标杆（公示）几个阶段。系统按照项目流程对申报者状态进行区分，项目官员对于项目整体进度、各申报者的申报进度统筹把控。业务流程都大体类似，对细节的把控才是系统好用的关键。在能力评测阶段，通过对接三方人才评测系统，将分散的数据统一归档；在评审阶段，批量分配评委，评委根据评分细则进行在线评分，自动汇总评分结果；在各环节公示阶段，批量审核后，系统将评审结果在官网进行自动公示，解决人工处理的麻烦；同时，在各个环节的衔接上，通过自动提醒的方式提示下一环节人员处理，大大缩短工作周期。
数据是项目可持续运行的基石，伴随业务沉淀核心数据资产
数据是项目可持续运行的基石，系统规划初始，另一项同步开展的工作就是设计系统数据库架构。从前期申报开始，对提报信息已经做了最小颗粒度的字段化处理，以便数据的存储与统计；过程中，对所有的操作记录做留痕处理，避免人员迭代数据丢失的问题，让所有的数据都可以追溯；对核心数据进行统一定义，数据之间可以进行跨年校验，这样伴随业务升级、规则变化，可以增加、减少、修改字段，不影响数据的累计计算。据此，系统可以针对业务数据进行实时的交叉统计，各项目、各年、各地区、各类型的开展情况，可以一目了然，让数据真正发挥出价值。
可扩展性是稳定运行的保障，细节迭代是持续使用的良药
系统持续运行使用6年，从最早的乡村教师，到乡村乡长、乡村师范生，项目申报都是延用了17年设计的系统，并过了适配的优化处理。在初始设计时，从开发平台、系统设计、技术架构几方面充分考虑了扩展性，才能保障系统可以伴随业务的升级稳定发挥作用。
同时，在使用过程中，发现也存在一些数字化的悖论，并不是所有的工作转到线上都会更高效。一个小例子，在初评和终评环节中，涉及要分配大量的评委对申报者进行评分，原先的处理是所有评委登录各自的账号，对申报者逐个进行评分。在实际落地后发现，评委更习惯使用传统的Excel对申报者进行批量评分，所以，后续这个环节就改成可以批量分配评委，然后导出申报者名单，评委评分后，工作人员再将Excel上传，系统自动识别结果。这样线上线下结合方式，更方便使用者操作，同时结合批量处理+系统自动识别，在保障工作效率的同时，数据也全部沉淀到线上去，达成一个多方共赢的结果。所以，与业务方的持续沟通，对细节的不断优化，一起共建出更适合机构的系统。
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